Damit Informationen schnell bei der richtigen Person ankommen und niemand unnötig unterbrochen wird, nutzen wir unsere Kommunikationswege für unterschiedliche Zwecke.
Grundsätzlich gilt:
Erst nachsehen → zuständige Person → Silvi → Viviane
Slack = reden/informieren
Planner = etwas muss erledigt/nachverfolgt werden
Wiki = wissen, wie es geht
Clockin = Personalzeit/Abwesenheit
WhatsApp = akuter Personalausfall
Telefon = jetzt muss jemand reagieren
Welchen Kommunikationsweg nutze ich?
| Situation | Wo gehört es hin? |
|---|---|
| Allgemeine interne Kommunikation / Informationen | Slack |
| Dauerhafte Regeln & Anleitungen | Mitarbeiterwissen |
| Urlaub | Clockin |
| Krankheit / AU | Clockin + zuständige Person |
| Arbeitszeitkorrektur | aktuell Silvi via Slack, künftig Forms |
| Kurzfristiger Ausfall | Notfall-WhatsApp |
| Akutes Problem, das sofort gelöst werden muss | Telefon |
| Umlagerung | Planner |
| Reparatur | Planner |
| Kundenbestellung | Planner |
| Weitere operative Vorgänge/Aufgaben | Planner, sofern dafür ein Prozess vorgesehen ist |
| Persönliche Daten / Lohnabrechnung / eAU | Simone |
Slack
Slack ist unser Kanal für die allgemeine interne Kommunikation.
Hier werden Informationen und Änderungen bekannt gegeben, die Mitarbeiter betreffen. Bitte lies die für dich relevanten Nachrichten regelmäßig.
Wichtig: Slack ersetzt nicht das Mitarbeiterwissen. Verbindliche und dauerhaft gültige Abläufe findest du immer hier im Mitarbeiter-Wiki.
Telefon – nur wenn es wirklich dringend ist
Bitte rufe Silvi oder Viviane nur an, wenn eine Situation sofort gelöst werden muss und nicht auf eine Nachricht warten kann.
Ein Anruf ist beispielsweise richtig, wenn:
- ein Kunde gerade vor dir steht und du eine notwendige Entscheidung nicht selbst treffen kannst,
- der Laden nicht geöffnet werden kann oder kurzfristig geschlossen werden müsste,
- ein akutes technisches Problem den Verkauf oder Kassenbetrieb verhindert,
- eine unmittelbare Sicherheits- oder Gefahrensituation besteht,
- ein anderer akuter Vorfall den laufenden Betrieb verhindert.
Faustregel:
Muss jemand genau jetzt reagieren, damit es im Laden weitergehen kann? → Anrufen.
Kann die Antwort warten? → Nachricht senden.
Normale Rückfragen, organisatorische Themen, Dienstplanfragen oder nicht akute Reklamationen sind kein Grund für einen Anruf.
Notfall-WhatsApp-Gruppe
Die Notfall-WhatsApp-Gruppe ist ausschließlich für akute personelle Situationen rund um unmittelbar bevorstehende Schichten gedacht.
Zum Beispiel:
- kurzfristiger Ausfall,
- kurzfristige Krankmeldung,
- erhebliche Verspätung,
- es muss sehr kurzfristig Ersatz gefunden werden.
Planbare Änderungen und allgemeine Fragen gehören nicht in die Notfallgruppe.
Clockin
Clockin ist unser verbindliches System für:
- Arbeitszeiten
- Urlaubsanträge
- Krankheitszeiten und AU-Daten
Informationen, die dort dokumentiert werden müssen, sollten nicht ausschließlich per Nachricht mitgeteilt werden.
Mitarbeiterwissen
freifuss.de ist unsere zentrale Wissensbasis.
Bevor du eine Frage zu einem bestehenden Ablauf stellst, schau bitte zuerst nach, ob du die Antwort hier findest.
Wenn eine Information oder Anleitung fehlt oder nicht mehr aktuell ist, gib der zuständigen Person Bescheid. So können wir das Mitarbeiterwissen gemeinsam aktuell halten.
Planner – operative Vorgänge und Aufgaben
Im Planner erfassen und bearbeiten wir operative Vorgänge, die nachverfolgt werden müssen.
Dazu gehören insbesondere:
- Umlagerungen zwischen den Läden
- Reparaturen
- Kundenbestellungen
- weitere dafür vorgesehene Aufgaben und Vorgänge
Wenn für einen Vorgang ein Planner-Prozess vorgesehen ist, wird er dort erfasst und weiterbearbeitet. Eine zusätzliche Nachricht ersetzt den Planner-Eintrag nicht.
Der Planner sorgt dafür, dass Aufgaben nicht in Nachrichten untergehen und der Bearbeitungsstand für die zuständigen Personen nachvollziehbar bleibt.